POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Ultima actualizare: 18 octombrie 2026

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care MAIA GREEN SRL, prin brandul Imagine People, colectează și utilizează datele cu caracter personal atunci când utilizați website-ul imaginepeople.ro, ne transmiteți o solicitare, cereți o ofertă, solicitați informații sau consiliere ori intrați într-o relație profesională cu noi.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor este:

MAIA GREEN SRL
CUI: 28555320
Nr. Registrul Comerțului: J2011006548405
România, București, Sector 2
Website: imaginepeople.ro
E-mail general: contact@imaginepeople.ro
Contact pentru protecția datelor: dpo@imaginepeople.ro

Sediul social complet și celelalte date de identificare ale societății sunt disponibile în pagina Termene și condiții.

MAIA GREEN SRL stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor descrise în prezenta politică și are, pentru aceste operațiuni, calitatea de operator de date cu caracter personal.

În cadrul anumitor proiecte realizate pentru clienți, MAIA GREEN SRL poate prelucra date cu caracter personal în numele clientului. În aceste situații, clientul este operatorul datelor, iar MAIA GREEN SRL acționează ca persoană împuternicită, în condițiile contractului și ale acordului privind prelucrarea datelor – DPA.

2. Ce date putem colecta

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

  • nume și prenume;

  • adresă de e-mail;

  • număr de telefon;

  • compania, organizația sau instituția pe care o reprezentați;

  • funcția sau rolul profesional;

  • informații despre proiectul, business-ul sau serviciile pentru care solicitați informații;

  • conținutul mesajelor, solicitărilor și corespondenței cu noi;

  • informații necesare pregătirii unei oferte sau desfășurării unei colaborări;

  • informații contractuale și de facturare;

  • date tehnice precum adresa IP, tipul dispozitivului, browserul, logurile de securitate și informațiile generate prin utilizarea website-ului;

  • preferințe privind cookie-urile și tehnologiile similare.

Vă rugăm să nu transmiteți prin formularele generale date cu caracter personal care nu sunt necesare solicitării și, în special, categorii speciale de date precum informații despre sănătate, origine rasială sau etnică, convingeri religioase, opinii politice, date biometrice ori informații privind viața sexuală sau orientarea sexuală, dacă acestea nu sunt în mod obiectiv necesare unei colaborări și nu au fost solicitate expres.

3. Solicitări de ofertă, informații și consiliere

Atunci când ne contactați prin formularul website-ului, telefon, e-mail sau prin alte canale pentru a solicita o ofertă, o analiză, o discuție de consultanță ori informații despre serviciile Imagine People, utilizăm datele furnizate pentru:

  • a identifica solicitarea;

  • a vă contacta;

  • a înțelege proiectul și nevoile comunicate;

  • a pregăti sau transmite o ofertă;

  • a organiza întâlniri sau discuții;

  • a răspunde întrebărilor;

  • a realiza demersurile necesare unei eventuale colaborări.

Atunci când solicitarea este făcută de o persoană fizică în nume propriu și privește posibilitatea încheierii unui contract cu MAIA GREEN SRL, temeiul juridic este, după caz, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – efectuarea unor demersuri precontractuale la cererea persoanei vizate.

Dacă persoana ne contactează în calitate de reprezentant, angajat, colaborator sau persoană de contact a unei companii, organizații sau instituții, putem prelucra datele profesionale necesare gestionării comunicării și relației comerciale în baza interesului nostru legitim, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

Interesul legitim constă în desfășurarea și administrarea relațiilor comerciale și profesionale, comunicarea cu partenerii și potențialii clienți și răspunsul la solicitările privind serviciile noastre.

4. Contracte și derularea proiectelor

Dacă începe o colaborare cu MAIA GREEN SRL, putem utiliza datele persoanelor implicate pentru:

  • pregătirea și semnarea contractelor;

  • managementul proiectului;

  • comunicarea între echipe;

  • acordarea și administrarea accesului la sisteme;

  • suport și mentenanță;

  • documentarea solicitărilor și aprobărilor;

  • facturare și evidență financiar-contabilă;

  • soluționarea eventualelor reclamații sau litigii.

Temeiurile juridice pot fi, în funcție de situație:

  • executarea contractului sau demersurile precontractuale – art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;

  • respectarea obligațiilor legale – art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;

  • interesul legitim al MAIA GREEN SRL de a administra și documenta relația contractuală – art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

În cazul contractelor încheiate cu persoane juridice, datele reprezentanților, angajaților și persoanelor de contact sunt prelucrate numai în măsura necesară gestionării relației profesionale.

5. Facturare și obligații legale

Datele necesare emiterii și gestionării documentelor financiar-contabile sunt prelucrate pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile MAIA GREEN SRL.

Aceste date pot fi transmise, după caz, contabilului, furnizorilor de servicii financiar-contabile, instituțiilor bancare și autorităților publice competente.

Documentele sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația financiar-contabilă și fiscală.

6. Comunicări comerciale

Nu utilizăm simpla solicitare de ofertă ca acord pentru înscrierea într-un newsletter sau pentru transmiterea sistematică de mesaje promoționale.

Dacă oferim posibilitatea de abonare la newsletter sau alte comunicări comerciale, abonarea va fi separată de formularul de contact și va avea caracter opțional.

Atunci când comunicarea comercială este bazată pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

7. Website, securitate și date tehnice

Atunci când utilizați imaginepeople.ro, anumite informații tehnice pot fi prelucrate pentru:

  • funcționarea website-ului;

  • securitatea infrastructurii;

  • detectarea tentativelor de acces neautorizat și a abuzurilor;

  • investigarea erorilor tehnice;

  • administrarea website-ului;

  • realizarea statisticilor, în măsura permisă de preferințele privind cookie-urile.

Pentru cookie-urile strict necesare, temeiul este furnizarea și securizarea serviciului solicitat.

Cookie-urile și tehnologiile neesențiale, precum cele de analiză sau marketing, sunt utilizate numai în condițiile descrise în Politica de cookies și în funcție de opțiunile exprimate prin mecanismul de consimțământ disponibil pe website.

8. Cui putem transmite datele

Datele pot fi accesate sau transmise, în măsura necesară, către:

  • angajații și colaboratorii autorizați ai MAIA GREEN SRL;

  • furnizori de hosting și infrastructură IT;

  • furnizori de e-mail și servicii cloud;

  • furnizori de servicii de securitate, backup și mentenanță;

  • furnizori de analiză web și servicii digitale, în funcție de consimțământul acordat pentru cookie-uri;

  • furnizori CRM, formulare și automatizări, dacă sunt utilizați;

  • furnizori de contabilitate și servicii financiare;

  • consultanți juridici sau alți specialiști, atunci când este necesar;

  • autorități sau instituții publice, dacă există o obligație legală.

Nu transmitem și nu vindem bazele noastre de date unor terți în scopul marketingului propriu al acestora.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt selectați și utilizați în condițiile prevăzute de GDPR, inclusiv, unde este cazul, pe baza unor acorduri privind prelucrarea datelor.

9. Transferuri internaționale de date

Anumiți furnizori de servicii digitale pot face parte din grupuri internaționale sau pot utiliza infrastructură situată în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un transfer internațional de date are loc, MAIA GREEN SRL verifică existența unui mecanism permis de Capitolul V GDPR, precum:

  • o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;

  • Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană;

  • un alt mecanism recunoscut de GDPR.

Detaliile privind furnizorii utilizați pentru cookie-uri și tehnologii similare sunt prezentate în Politica de cookies.

10. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm principiul limitării perioadei de stocare și păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare scopurilor pentru care au fost colectate.

În mod orientativ:

Solicitări de informații, ofertă sau consultanță care nu conduc la o colaborare:
datele și corespondența sunt păstrate, de regulă, maximum 12 luni de la ultima comunicare, dacă nu există motive legitime pentru o perioadă mai lungă.

Relații contractuale și proiecte:
datele necesare administrării proiectului sunt păstrate pe durata colaborării și ulterior atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale și protejarea drepturilor legitime ale părților.

Documente financiar-contabile:
se păstrează pe durata prevăzută de legislația aplicabilă.

Comunicări comerciale bazate pe consimțământ:
până la retragerea consimțământului sau până la încetarea scopului pentru care acesta a fost acordat.

Loguri și date de securitate:
pe o perioadă proporțională cu scopul de securitate și investigare a incidentelor.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate numai dacă există o obligație legală ori necesitatea justificată de a apăra un drept.

11. Datele pe care le prelucrăm în numele clienților

În cadrul serviciilor de web development, mentenanță, administrare platforme, LMS, e-commerce, CRM, formulare, automatizări, hosting, backup sau alte servicii tehnice, MAIA GREEN SRL poate avea acces la date personale gestionate de client.

În aceste situații, de regulă:

  • clientul stabilește scopurile și mijloacele esențiale ale prelucrării;

  • clientul are calitatea de operator;

  • MAIA GREEN SRL acționează ca persoană împuternicită;

  • prelucrarea are loc potrivit instrucțiunilor clientului și acordului DPA aplicabil.

Solicitările privind datele deținute de un client prin platforma sa trebuie adresate, în primul rând, clientului/operatorului respectiv.

12. Date privind minori și categorii speciale

Website-ul și serviciile Imagine People nu sunt concepute pentru colectarea directă și sistematică de date ale minorilor prin intermediul formularelor generale de contact.

În proiectele dezvoltate pentru clienți pot exista platforme care implică minori sau categorii speciale de date. În aceste situații, rolurile, responsabilitățile și măsurile tehnice și organizatorice sunt stabilite separat, în documentația contractuală și DPA.

13. Decizii automate și profilare

În cadrul formularelor generale de contact și al solicitărilor de ofertă nu luăm decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice asupra persoanelor sau să le afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

Dacă în viitor vor fi introduse astfel de procese, persoanele vizate vor fi informate conform cerințelor GDPR.

14. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți solicita:

  • accesul la datele personale;

  • rectificarea datelor inexacte;

  • ștergerea datelor;

  • restricționarea prelucrării;

  • portabilitatea datelor, atunci când condițiile legale sunt îndeplinite;

  • opoziția la prelucrarea bazată pe interes legitim;

  • retragerea consimțământului pentru prelucrările bazate pe consimțământ;

  • informații privind modul în care datele sunt prelucrate.

Exercitarea unui drept nu este absolută în toate situațiile. Solicitarea va fi analizată în raport cu temeiul juridic al prelucrării și cu obligațiile legale aplicabile.

Pentru exercitarea drepturilor sau pentru întrebări privind protecția datelor ne puteți contacta la:

dpo@imaginepeople.ro

Pentru identificarea corectă a solicitării putem solicita informații suplimentare rezonabile atunci când există îndoieli privind identitatea persoanei.

15. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației privind protecția datelor, aveți dreptul să vă adresați:

Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

Informații suplimentare sunt disponibile pe website-ul oficial al autorității.

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi la dpo@imaginepeople.ro, pentru a putea analiza și soluționa direct orice problemă privind datele dumneavoastră.

16. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adaptate naturii datelor și riscurilor asociate prelucrării, care pot include:

  • controlul accesului;

  • conturi individuale și parole;

  • autentificare multifactor acolo unde este disponibilă și justificată;

  • conexiuni securizate;

  • actualizarea și protejarea sistemelor;

  • copii de siguranță;

  • limitarea accesului la persoanele care au nevoie de date;

  • obligații de confidențialitate;

  • proceduri de gestionare a incidentelor;

  • reguli privind retenția și ștergerea datelor.

Niciun sistem informatic nu poate oferi o garanție absolută de securitate, însă măsurile sunt evaluate și adaptate în funcție de riscurile identificate.

17. Linkuri către alte website-uri

Website-ul poate conține linkuri către website-uri, platforme sau servicii administrate de alte entități.

MAIA GREEN SRL nu controlează modul în care operatorii respectivi prelucrează datele personale. Vă recomandăm să consultați politicile lor de confidențialitate înainte de a le furniza date.

18. Modificarea politicii

Prezenta Politică poate fi actualizată atunci când se modifică serviciile, instrumentele utilizate, furnizorii sau cadrul legal aplicabil.

Versiunea actuală va fi publicată permanent pe imaginepeople.ro, împreună cu data ultimei actualizări.